(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めのあるものを除くほか、由利本荘市消防本部(以下次条前段及び第3条から第5条までにおいて「消防本部」という。)における文書事務の適正かつ効率的な運営を図るため、その取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(準用)

第2条　消防本部における文書事務については、次の各条に定めるもののほか、由利本荘市行政文書管理規程(平成17年由利本荘市訓令第5号。以下「市行政文書管理規程」という。)を準用する。この場合において、同規程第2条第1号中「本庁及び総合支所」とあるのは「消防本部並びに消防署及び消防分署」と、同条第6号中「本庁及び総合支所の課並びにそれに該当する施設等」とあるのは「消防本部の課及び消防署」と、同規程第13条第1項及び第25条第1項中「総務課」とあるのは「消防本部総務課」と、同規程第16条第4項、第25条第4項、第29条第2項、第31条第2項及び第35条第1項中「総務課長」とあるのは「消防本部総務課長」と読み替えるものとする。

(消防本部総務課長の職務)

第3条　消防本部総務課長(以下「総務課長」という。)は、消防本部の行政文書の取扱いに関する総合的な調整を図るとともに、文書事務の処理について調査及び指導に当たり、必要と認めるときは、適当な処置を命ずることができる。

(文書の記号番号)

第4条　文書には、文書の記号及び番号を付さなければならない。ただし、次に掲げる文書については、記号及び番号を省略し、又は番号を省略し、号外として処理することができる。

(行政文書の受領)

第5条　消防本部に到達した行政文書及び物品は、総務課において受領する。ただし、課等又は消防分署(以下「所属」という。)に直接到達した行政文書及び物品又は所属が電子メールの送受信を行うことができる端末装置、総合行政ネットワーク若しくはファクシミリを介して受信した行政文書は、所属において収受するものとする。

(総務課における行政文書の処理及び配布)

第6条　総務課長は、受領した行政文書及び物品については、市行政文書管理規程第9条の規定に基づいて処理をしなければならない。

(時間外に到達した行政文書及び物品の受領)

第7条　執務時間外に到達した行政文書及び物品の受領については、別に定めるところによる。

(供覧)

第8条　行政文書の供覧は、市行政文書管理規程第14条第1項の規定に基づいて行わなければならない。

(決裁)

第9条　起案文書は、由利本荘市消防本部の組織に関する規則(平成17年由利本荘市規則第177号)、由利本荘市消防署の組織に関する規程(平成17年由利本荘市消防本部訓令第1号)及び由利本荘市消防本部等事務決裁規程(平成17年由利本荘市消防本部訓令第2号。以下「事務決裁規程」という。)に基づき決裁を受けなければならない。

(公印の押印)

第10条　施行する行政文書には、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書又は市の組織内との往復文書にあっては、この限りでない。

(委任)

第11条　この訓令に定めるもののほか必要な事項は、消防長が別に定める。