○由利本荘市行政文書管理規程
平成17年3月22日
訓令第5号
目次
第1章 処理の基本的事項(第1条―第7条)
第2章 受領、配布及び収受(第8条―第11条)
第3章 処理の方法(第12条―第21条)
第4章 発送(第22条―第25条)
第5章 保管、保存等(第26条―第34条)
第6章 廃棄等(第35条・第36条)
附則
第1章 処理の基本的事項
(趣旨)
第1条 この訓令は、別に定めのあるものを除くほか、由利本荘市における文書事務の適正かつ効率的な運営を図るため、その取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 行政文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、本庁及び総合支所が保有しているものをいう。ただし、官報、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
(2) 本庁 由利本荘市組織規則(平成17年由利本荘市規則第4号。以下「組織規則」という。)に規定する本庁組織をいう。
(3) 総合支所 由利本荘市役所総合支所設置条例施行規則(平成17年由利本荘市規則第5号)に規定する総合支所をいう。
(4) 部等 組織規則第2条に規定する部等及び総合支所をいう。
(5) 部長等 部等の長をいう。
(6) 課等 本庁及び総合支所の課並びにそれに該当する施設等をいう。
(7) 課長等 課等の長をいう。
(8) 主務課 行政文書及び物品を収受し、処理を行う課等をいう。
(9) 主務課長 主務課の長をいう。
(10) 文書管理システム 電磁的システムであって、ネットワークにより文書管理を総合的に行うための情報システムをいう。
(11) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(12) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され、交換される文書をいう。
(13) 電子署名 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される文書について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該文書が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該文書について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(処理の原則)
第3条 事務の処理は、文書、図画その他人の知覚によって認識することができる方法で作られた記録でもって行うことを原則とする。ただし、事務処理上特に支障がないと認めるときは、電磁的記録により行うことができる。
2 行政文書は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるよう努めるとともに、その処理状況を常に明らかにし、処理後の保管及び保存を適確に行わなければならない。
3 由利本荘市情報公開条例(平成17年由利本荘市条例第28号)の規定により不開示情報し、又は開示しないこととなるおそれのある情報の記録された行政文書の取扱いについては、細心の注意を払い、その内容を他に漏らさないようにしなければならない。
4 行政文書は、職員が組織的に用いるものとして保有することとなったとき、又は収受若しくは起案により保有することとなったときは、速やかに文書管理システムに必要事項を記録しなければならない。
(総務課長及び情報政策課長の職務)
第4条 総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、市の行政文書の取扱いに関する総合的な調整を図るとともに、各課の文書事務の処理について調査を行い、その指導に当たるとともに、必要と認めるときは、適当な処置を命ずることができる。
2 総務部総務課(以下「総務課」という。)において、次に掲げる文書事務を行うものとする。
(1) 文書分類表の整備に関すること。
(2) 総合行政ネットワーク文書の収受及び発送の指導に関すること。
(3) 電子署名に関する監査に関すること。
(4) 文書事務の指導及び改善に関すること。
3 電子署名を付すことができる課長の承認は、企画振興部情報政策課長が行う。
(課長等の職務)
第5条 課長等は、常に当該課等における文書事務の円滑かつ適正な取扱いに留意し、その取扱いの促進に努めなければならない。
(文書主任の設置)
第6条 課長等は、文書事務を円滑に行うため、当該課等の職員のうちから適当と認める者を文書主任に指定するものとする。
2 課長等は、文書主任を指定したときは、総務課長に報告しなければならない。文書主任に異動を生じたときも、同様とする。
3 文書主任は、上司の命を受け、課等における次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 行政文書の取扱いの指導及び改善に関すること。
(2) 行政文書の収受及び発送に関すること。
(3) 文書管理システムの運用に関すること。
(4) 行政文書の処理の促進に関すること。
(5) 行政文書の審査に関すること。
(6) 行政文書の整理、保管及び引継ぎに関すること。
(7) 前各号に掲げるもののほか、行政文書の処理に関すること。
(文書の記号番号)
第7条 文書には、文書の記号及び番号を付さなければならない。ただし、次に掲げる文書については、記号及び番号を省略し、又は番号を省略し、号外として処理することができる。
(1) 市の組織内に発する文書
(2) 軽易又は定例的な通知、あいさつ文書その他これに類する文書
(3) 処理経過を把握する必要のない文書のうち重要でない文書
2 文書の番号は、法令等により別に定めのあるもののほか、課等ごとに年度を通じて一連番号とする。
3 法規文、公示文、令達文及び議案は、前2項の規定にかかわらず、総務課においてその区分ごとに暦年を通じて一連番号を用いて管理する。
4 前各項の規定は、電子文書について準用する。
第2章 受領、配布及び収受
(行政文書の受領)
第8条 本市に到達した行政文書及び物品は、総務課(総合支所においては、市民サービス課。以下同じ。)において受領する。ただし、課に直接到達した行政文書及び物品又は課が電子メールの送受信を行うことができる端末装置(以下「電子メール送受信装置」という。)、総合行政ネットワーク若しくはファクシミリを介して受信した行政文書は、課において収受するものとする。
(1) 行政文書(親展文書を除く。)は、封かんのまま主務課長に配布するものとする。ただし、開封しなければ配布先が判明しない行政文書については、開封して配布するものとする。
(2) 親展文書は、封かんのまま、市長、副市長あてのものは秘書課長に、その他のものは直接あて名の者に配布するものとする。
(3) 金券その他貴重品添付の行政文書は、金券等収受簿(様式第1号)に記載し、主務課長に配布し、受領印を徴することとする。
(4) 書留郵便、配達証明郵便、内容証明郵便及び特別送達郵便で到着した文書並びに訴訟、不服申立てその他到着日時が権利の得喪又は変更に関係する行政文書は、書留等受付簿(様式第2号)に受領日時等の所要事項を記載し、封皮を添付して所管する課長等に配布することとする。
(5) 貴重品以外の物品は、封かんのまま主務課長に配布するものとする。
(6) 2以上の課の所管にわたる行政文書及び物品は、その関係の最も深い課長等に配布するものとする。
2 行政文書の配布は、機密の取扱いを要する行政文書を除き、文書仕分け棚を用いることができる。
(総合行政ネットワーク文書の収受)
第10条 本市において受信した総合行政ネットワーク文書は、本庁の課長等が受領し、文書管理システムに所要事項を記録の上、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証する。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信する。
(時間外に到達した行政文書及び物品の受領)
第11条 執務時間外に到達した行政文書及び物品の受領については、総務課長が別に定めるところによる。
2 電子文書及び総合行政ネットワーク文書の収受年月日は、当該行政文書が了知可能な状態に置かれることとなった期日とする。
第3章 処理の方法
(親展文書の処理)
第12条 第9条第1項第2号の規定により、市長、副市長あて親展文書の配布を受けた秘書課長は、封かんのままあて名人に提出し、その閲覧を経た後、主務課長に配布しなければならない。
(各課における行政文書の処理及び配布)
第13条 課長等が総務課から行政文書の配布を受け、又は直接受領した行政文書を収受したときは、文書主任は、文書管理システムに記録させなければならない。ただし、軽易な刊行物、ポスター、あいさつ状その他これに類する文書(以下「軽易な収受文書」という。)については、文書にあっては、収受印(様式第3号)を押印することで足りる。
2 前項の場合において、同一の規定に基づく許可、認可等の申請書等であって一定の時期に受理件数が相当数にのぼると認められるものについては、課長等が定める題名別の収受簿により処理することができる。
3 前2項の規定は、次に掲げる行政文書には適用しないものとする。
(1) 請求書、領収書、見積書及び送り状
(2) 由利本荘市財務規則(平成17年由利本荘市規則第40号)により提出する計算書類
(3) 前2号に掲げるもののほか、軽易な行政文書であって回答の必要がないと認めるもの
(1) 作成した文書で定例的又は軽易なもの 各課等で定める用紙による処理
(2) 収受した文書で軽易なもの 当該文書の余白による処理
(3) 前2号に掲げるもの以外の行政文書で別に定めるもの 別に定める処理
(電話等の処理)
第15条 電話又は口頭等をもって受けた重要な事項は、その要領を記録し、上司の閲覧に供さなければならない。
(処理の責任)
第16条 行政文書の処理は、配布を受け、又は収受した課長等の責任とする。
2 課長等は、行政文書の配布を受け、又は収受したときは、直ちにこれを閲了し、担当職員に配布しなければならない。ただし、行政文書で重要又は異例と認められるものは、上司の閲了を受けなければならない。
3 担当職員は、行政文書の配布を受けたときは、処理計画を立てて自ら処理しなければならない。
4 配布を受けた行政文書のうちその所管でないと認められるものは、課相互間で転送することなく、直ちにその事由を具し、総務課長へ返付しなければならない。
(起案)
第17条 起案は、起案用紙(様式第5号)で行わなければならない。ただし、定例的なもので一定の帳票で処理できるもの、起案の要件を満たすもの又は収受された行政文書に基づいて処理する行政文書でその事案を当該文書の余白に記載して処理できるものについては、この限りでない。
2 前項ただし書の規定による方式で処理する場合においては、当該起案者は、文書管理システムに件名、分類番号その他の必要事項を記録するものとする。
3 起案文書は、次に掲げるところにより作成しなければならない。
(1) 原則として1事案ごとに起案すること。
(2) 公文書の作成に関する定めによること。
(3) 簡明な件名を付け、起案の理由、経過、説明及び根拠となる関係法令等を記載し、関係文書を添付すること。
(4) 経費を伴う事案については、予算との関係を明らかにすること。
4 起案文書の記載事項の訂正は、訂正箇所に訂正印を押印しなければならない。
(特殊取扱い)
第18条 起案文書で特殊の取扱いを要するものは、その必要に応じ「秘」、「至急」、「親展」、「書留」、「速達」、「内容証明」等その要領を特記しなければならない。
2 秘に属するものには、起案者自ら又は主務課長等が決裁を受けなければならない。
(決裁)
第19条 起案文書は、組織規則及び由利本荘市事務決裁規程(平成17年由利本荘市訓令第2号。以下「事務決裁規程」という。)に基づき決裁を受けなければならない。
2 起案文書は、その事案に関係する職員に回議し、事案に異議がある承認者は、理由を付して起案者と協議し、協議が整ったときは、起案者が訂正する。
3 課長は、事案を審査し、必要と認めるときは、訂正若しくは再起案を命じ、又は自ら訂正した上で専決事項に属するものは決裁し、その他のものは部長等、総務部長、副市長及び市長の順に当該事案の決裁者まで決裁を受けなければならない。
4 市長、副市長、総務部長及び部長等は、必要と認めるときは、主務課長に対して事案の訂正又は再起案を命じ、その他のものはそれぞれ決裁する。
5 決裁権者及び承認者は、事案を決定し、又は承認する場合は、押印する。
6 決裁後に当該事案を廃案とし、施行を保留し、又は内容を変更する場合は、その旨を決裁権者に通知するとともに内容を変更する場合にあっては、既に決裁を受けた事案を添付し、新たに決裁を受けなければならない。当該決裁文書が合議の手続を経ているときも、同様とする。
7 事務決裁規程の規定により、副市長、部長等又は課長等が代決したときは、起案文書の当該決裁欄に代と記載しなければならない。
(合議)
第20条 起案文書で他課に関係のあるものは、同一部(総合支所を含む。以下同じ。)内であるときは部長決裁前に、他の部課にわたるときは主務部長の決裁後にその部課に合議しなければならない。
2 前項の合議を受けた課は、合議を受けた事案に異議があるときは、速やかに主務課と協議し、協議が整ったときは、主務課において訂正又は再起案をし、協議が整わないときは、上司の指示を受けなければならない。
3 前項の場合において、意思決定に班員の確認が必要と認めるときは、必要最小限の範囲内で、かつ、意思決定に最も関係の深い順序で確認を行うことができる。
4 合議を受けた部長等及び課長等が事案を承認する場合は、押印する。
5 合議を経た案を改めようとするとき、又は廃案しようとするときは、更に合議しなければならない。ただし、軽易な事項は、連絡の上同意を得て処理することができる。
(決裁文書の処理)
第21条 決裁を経た起案文書は、起案者において決裁年月日を記入しなければならない。
第4章 発送
(施行)
第22条 決裁された行政文書は、特に指示のある場合を除き、速やかに施行しなければならない。
2 施行すべき行政文書の発信者は、市長が補助機関に事務を委任し、又は法令等により補助機関の権限に属する事項に係るものを除き、原則として市長名を用いる。ただし、市の組織内に発する行政文書であって簡易なものは、副市長又は部長等若しくは課長等の名を用いることができる。
3 行政文書の施行の日付は、特に指定されたものを除き、次に掲げる日による。
(1) 法規文にあっては、公布をする日
(2) 公示文及び令達文にあっては、公示をする日又は令達を発する日
(3) 議会に提出を要するものにあっては、議会へ提出する日
(4) 前3号以外のものにあっては、その事務を処理する日
(公印の押印)
第23条 施行する行政文書には、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書又は市長部局内各機関の相互間における往復文書にあっては、この限りでない。
2 公印を押印しようとするときは、由利本荘市公印規程(平成17年由利本荘市訓令第6号)に定める公印保管者の承認を受けなければならない。
(電子署名)
第24条 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより発送する行政文書については、課長等が電子署名を付与しなければならない。
2 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより発送しようとする行政文書に電子署名を受けようとする者は、課長等に電子署名の付与を請求するものとする。
3 課長等は、前項の規定により電子署名付与の請求を受けたときは、当該請求に係る当該総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより発送しようとする文書等の内容の照合をし、相違ないことを確認したときは、電子署名を付与するものとする。
4 前3項以外の電子文書について電子署名を行うために必要な事項は、別に定めるところによる。
(発送の方法)
第25条 行政文書を発送しようとする場合は、主務課において直接発送するものを除き、総務課において発送の手続を行うものとする。
2 小包郵便物又は特別な包装により発送する行政文書及び物品は、主務課において荷造りし、上書きをした後、前項の規定により発送の手続を取らなければならない。
3 運送便により発送する行政文書及び物品は、主務課において発送しなければならない。
4 郵送による発送は、料金後納の方法とする。ただし、これにより難いときは、郵便切手若しくは郵便葉書又は総務課長の指定する方法とする。
5 課長は、郵便切手、郵便葉書等を常に整理し、その受払状況を郵便切手等受払簿(様式第6号)により明らかにしておかなければならない。
6 電子署名を付与された電子文書の発送は、電子メール等により行うことができる。
7 総合行政ネッワーク文書の発送は、文書管理システムに記録の上、主務課がこれを行う。
第5章 保管、保存等
(文書の種類)
第26条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によるもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定によるもの
(3) 訓令 所属機関に対して指揮命令するもの
(4) 告示 管内に公示するもの
(5) 公告 不特定多数のもの及び広く社会一般に対して公示するもの
(6) 令達文書
ア 達 団体又は個人に対し、特定の事項を指示命令するもの
イ 指令 申請又は願に対し、指示命令するもの
ウ 庁達 部、課、班及び施設の全部又は一部に対して事務執行上その取扱要領及び処理上必要な事項を定めるもの
(7) 通達 指揮監督下にある行政機関又は所属職員に対し一定の行為を命じるもの
(8) 一般文書 前各号に定めるもの以外のもの
(行政文書の整理)
第27条 行政文書は、課を単位として常に整理し、その所在、処理状況等を明確にし、あらゆる事態に対処して臨機の処置がとれるように、あらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。
2 行政文書の整理は、文書分類表に基づき文書の整理を行うものとする。
3 行政文書分類表の2以上の分類に関連する行政文書は、最も関連の深い分類に整理する。
(完結した行政文書の区分)
第28条 完結した行政文書は、原則として年度ごとに区分するものとする。ただし、年度ごとに区分することが適当でないものは、暦年ごとに区分するものとする。
2 4月1日から5月31日までの間に発生する行政文書で前年度に属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項本文の規定にかかわらず、当該前年度に区分するものとする。
3 2以上の年度又は暦年にわたる行政文書は、完結した年度又は暦年に属する行政文書として区分する。
(行政文書の整理保管及び保存)
第29条 各課等は、常用の行政文書、現年度発生した行政文書及び次条により保存すべき行政文書を所定の場所に整理し、及び保管する。
2 総務課長は、各課の整理保管及び保存すべき行政文書の状況を検査し、必要に応じて保管について指示を与えるものとする。
3 行政文書の性質に応じ、当該行政文書の整理保管及び保存は、文書管理システムを活用して行うことができる。
(行政文書の保存期間及び起算)
第30条 行政文書の保存期間は、法令その他別に定めるものを除き、次のとおりとする。
(1) 永年
(2) 10年
(3) 5年
(4) 3年
(5) 1年
3 行政文書の保存期間は、行政文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年をもって処理するものにあっては、翌年1月1日から起算する。
(保存期間の延長又は短縮)
第31条 課長等は、次の各号のいずれかに該当するときは、保存期間の延長又は短縮をすることができる。
(1) 法令等の定める権利、時効等の期間が変更された行政文書
(2) 審査請求その他不服申立てのあった行政文書で審議中のもの
(3) 訴訟、調停、仲裁その他これに類する行政文書で当該行為が完結していないもの
(4) 前3号に定めるもののほか、変更の必要があると認める行政文書
2 課長等は、保存期間において前項各号のいずれかに該当することとなったときは、当該行政文書の保存期間について総務課長と協議するものとする。
(保存行政文書の借覧)
第32条 保存行政文書を借覧しようとするときは、当該主務課長の許可を得なければならない。
2 行政文書の借覧期間は、7日以内とする。ただし、主務課長の許可を得て延長することができる。
3 主務課長は、借覧期間内においても必要があると認めるときは、借覧に供した行政文書の返還を求めることができる。
4 借覧した行政文書は、いかなる理由があっても改ざん、抜取り、取替え若しくは差入れ又は他人への貸与をしてはならない。
(庁外持出しの禁止)
第33条 行政文書は、庁外に持ち出すことができない。ただし、やむを得ない事情により、あらかじめ主務課長の許可を得たときは、この限りでない。
(行政文書の危機管理)
第34条 課長は、行政文書の改ざん、紛失、盗難等を予防し、火災その他の災害に即応できるよう、行政文書の管理に万全を期さなければならない。
第6章 廃棄等
(行政文書の廃棄)
第35条 主務課長は、保存期間の満了した行政文書については、文書管理システムに必要な事項を記録し、総務課長と協議の上、廃棄するものとする。この場合において、廃棄行政文書は、他に利用されないようにして処分しなければならない。
2 廃棄する行政文書のうち、歴史的資料として保存が必要と認めるものは、市史編さん主管課長と協議し、当該課に移管する。
(その他)
第36条 この訓令に定めるもののほか、行政文書の保管、保存等に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成17年3月22日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の本荘市役所出張所処務規則(昭和31年本荘市規則第2号)、本荘市処務規程(昭和31年本荘市訓令第4号)、矢島町処務規則(昭和34年矢島町規則第3号)、岩城町処務規則(昭和40年岩城町規則第6号)、由利町文書取扱規程(昭和42年由利町規程第3号)、大内町出張所処務規則(昭和54年大内町規則第2号)、大内町処務規則(平成6年大内町規則第9号)、東由利町処務規則(昭和45年東由利町規則第1号)、西目町処務規則(昭和44年西目町規則第13号)又は鳥海町処理規則(昭和38年鳥海町規則第6号)(以下これらを「合併前の規則等」という。)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。
3 合併前の規則等により保存されている行政文書の保存期間については、なお合併前の規則等の例による。
附則(平成17年6月30日訓令第66号)
この訓令は、平成17年7月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第4号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月31日訓令第5号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成23年3月31日訓令第9号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日訓令第5号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年3月31日訓令第2号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成30年12月14日訓令第13号)
この訓令は、平成30年12月17日から施行する。
附則(令和3年3月31日訓令第6号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和3年4月20日訓令第9号)
この訓令は、令和3年5月1日から施行する。
附則(令和4年3月31日訓令第5号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
別表第1(第14条、第27条関係)
文書分類表
分類記号 | 大分類 | 分類記号 | 中分類 |
A | 共通 | 00 | 庶務 |
01 | 文書 | ||
02 | 人事・服務 | ||
03 | 財務 | ||
04 | 書籍類 | ||
05 | 図書類 | ||
06 | 写真・フィルム類 | ||
07 | 電磁的記録類 | ||
08 | 会計検査 | ||
B | 総務 | 00 | 庶務 |
01 | 組織運営 | ||
02 | 文書法制 | ||
03 | 広報広聴 | ||
04 | 統計 | ||
05 | 施策企画調整 | ||
06 | 議会 | ||
07 | 選挙 | ||
08 | 監査 | ||
09 | 訴訟 | ||
10 | 人権平和 | ||
11 | 地域間・国際交流 | ||
12 | 情報公開 | ||
13 | 地籍調査 | ||
14 | 庁舎管理 | ||
15 | 財産区 | ||
16 | 施設管理 | ||
17 | 入札 | ||
18 | 行政財産 | ||
19 | 行政改革 | ||
20 | 指定管理者制度 | ||
21 | 国体 | ||
C | 人事 | 00 | 庶務 |
01 | 要員任免 | ||
02 | 服務賞罰 | ||
03 | 給与 | ||
04 | 労務 | ||
05 | 研修 | ||
06 | 福利厚生 | ||
D | 財務 | 00 | 庶務 |
01 | 予算 | ||
02 | 決算 | ||
03 | 出納 | ||
04 | 市税 | ||
05 | 税外 | ||
06 | 財産管理 | ||
07 | 市債 | ||
08 | 契約 | ||
E | 住民記録 | 00 | 庶務 |
01 | 戸籍 | ||
02 | 住民登録 | ||
03 | 外国人登録 | ||
04 | 印鑑 | ||
F | 防災安全・市民 | 00 | 防災 |
01 | 安全 | ||
02 | 市民相談 | ||
03 | 消費者 | ||
G | 環境衛生 | 00 | 庶務 |
01 | 埋火葬墓地 | ||
02 | 環境 | ||
03 | 衛生 | ||
04 | 清掃 | ||
05 | 飲料水供給施設 | ||
06 | エネルギー | ||
07 | 温暖化 | ||
H | 福祉保健 | 00 | 庶務 |
01 | 保健 | ||
02 | 予防 | ||
03 | 国民健康保険 | ||
04 | 老人保健 | ||
05 | 年金 | ||
06 | 福祉援護 | ||
07 | 施設福祉 | ||
08 | 介護保険 | ||
09 | 福祉医療 | ||
I | 産業 | 00 | 庶務 |
01 | 農業振興 | ||
02 | 土地改良 | ||
03 | 林業 | ||
04 | 畜産 | ||
05 | 農業委員会 | ||
J | 商工業 | 00 | 庶務 |
01 | 商業 | ||
02 | 工業 | ||
03 | 観光 | ||
04 | 労政 | ||
K | 建設 | 00 | 庶務 |
01 | 道路橋梁 | ||
02 | 河川水路 | ||
03 | 都市計画 | ||
04 | 公園緑地 | ||
05 | 建築住宅 | ||
06 | 下水道 | ||
07 | 浄化槽 | ||
08 | 災害復旧 | ||
09 | 建設機械 | ||
10 | 除雪 | ||
11 | 車両 | ||
12 | 水道 | ||
13 | 公園管理 | ||
14 | ガス事業 |
別表第2(第30条関係)
行政文書保存期間基準表
種別 区分 | 永年 | 10年 | 5年 | 3年 | 1年 |
1 例規 | 条例、規則及び訓令の制定及び改廃に関する文書 |
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条例、規則等の解釈及び運用方針等に関する文書で重要なもの(主務課の所掌するものに限る。) | 条例、規則等の運用方針等に関する文書(主務課の所掌するものに限る。) |
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2 議会 | 市議会議案、市議会報告案並びに条例及び予算の議決に関する文書(総務課の所掌するものに限る。) | 市議会に関する文書(総務課の所掌するものに限る。) | 市議会に関する文書 |
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3 市行政の基本方針等 | 市行政の総合企画、総合調整及び運営に関する基本方針の決定及び変更に関する文書 | 事業の計画及び実施に関する文書で重要なもの | 事業の計画及び実施に関する文書 | 事業の計画及び実施に関する文書で軽易なもの |
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市の名称及び区域に関する文書 |
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市の組織の設定及び改廃に関する文書 |
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4 行政事務一般 | 免許、承認その他の行政処分に関する文書で法律関係が10年を超えるもの | 免許、承認その他の行政処分に関する文書で法律関係が5年を超え10年以下のもの | 免許、承認その他の行政処分に関する文書で法律関係が2年を超え5年以下のもの | 免許、承認その他の行政処分に関する文書で法律関係が1年を超え2年以下のもの |
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統計、調査、研究等に関する文書、統計表、年報等で特に重要なもの | 統計、調査、研究等に関する文書、統計表、年報等で重要なもの | 統計、調査、研究等に関する文書、統計表、年報等 | 統計、調査、研究等に関する文書で軽易なもの | 統計の基礎資料 | |
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| 会議等に関する文書で特に重要なもの | 会議等に関する文書で重要なもの | 会議等に関する文書 | |
告示及び公告に関する文書で重要なもの |
| 告示及び公告に関する文書 |
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諮問、答申等に関する文書で重要なもの |
| 諮問、答申等に関する文書 |
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陳情、請願等に関する文書で重要なもの |
| 陳情、請願等に関する文書 | 陳情、請願等に関する文書で軽易なもの |
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| 行政上の助言、勧告及び指導に関する文書で重要なもの | 行政上の助言、勧告及び指導に関する文書 | 行政上の助言、勧告及び指導に関する文書で軽易なもの |
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往復文書のうち将来の例証になると認められる特に重要なもの | 往復文書で特に重要なもの | 往復文書で重要なもの | 往復文書 | 往復文書で軽易なもの | |
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| 監査及び検査に関する文書で重要なもの | 監査及び検査に関する文書 |
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5 人事・服務・給与・福利厚生等 | 特別職の職員、行政委員会の委員、監査委員及び付属機関の委員の任免に関する文書 |
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職員の任免、分限、懲戒その他の人事に関する文書 | 臨時職員及び非常勤職員の任免に関する文書 |
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特別職の職員の事務引継書 | 職員の事務引継書 |
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職員の長期給付、退職手当及び年金に関する文書 |
| 職員の長期給付、退職手当及び年金に関する文書で軽易なもの |
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| 職員の服務に関する文書で重要なもの | 職員の服務に関する文書 | 職員の服務に関する文書で軽易なもの |
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職員の給与及び旅費に関する文書で重要なもの | 職員の給与及び旅費に関する文書 |
| 職員の給与、手当及び旅費に関する文書で軽易なもの |
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公務災害補償に関する文書で重要なもの | 公務災害補償に関する文書 | 公務災害補償に関する文書で軽易なもの |
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| 職員の福利厚生に関する文書で重要なもの | 職員の福利厚生に関する文書 | 職員の福利厚生に関する文書で軽易なもの |
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職員の研修に関する文書で重要なもの | 職員の研修に関する文書 | 職員の研修に関する文書で軽易なもの |
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6 栄典事務一般 | 叙位・叙勲及び褒章に関する文書 |
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市功労者及び顕彰式に関する文書 |
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表彰に関する文書で重要なもの | 表彰に関する文書 | 表彰に関する文書で軽易なもの |
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7 訴訟等 | 訴訟、審査請求その他の争訟に関する文書 | 訴訟、審査請求その他の争訟に関する文書で軽易なもの |
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8 財務等 | 公有財産及び国有財産等の取得に関する文書 |
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公有財産及び国有財産等の管理及び処分に関する文書で重要なもの | 公有財産及び国有財産等の管理及び処分に関する文書 | 公有財産及び国有財産等の管理及び処分に関する文書で軽易なもの |
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工事の執行に関する文書で重要なもの(設計図書を含む。) |
| 工事の執行に関する文書(設計図書を含む。) |
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| 予算、決算、出納その他の財務会計に関する文書 | 予算、決算、出納その他の財務会計に関する文書で軽易なもの | 予算、決算、出納その他の財務会計に関する基礎資料 | |
法律関係が10年を超える貸付金、補助金、利子補給金、債務保証契約、市債等に関する文書 | 法律関係が5年以上10年未満の貸付金、補助金、利子補給金、債務保証契約、市債等に関する文書 | 法律関係が2年以上5年未満の貸付金、補助金、利子補給金、債務保証契約、市債等に関する文書 |
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| 寄附に関する文書 |
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| 租税その他公課に関する文書 |
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9 その他 | 市政の沿革に関する文書(町村合併関係文書を含む。) |
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市史編さんの資料となる文書 |
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帳簿、台帳、名簿等で重要なもの |
| 帳簿、台帳、名簿等 | 帳簿、台帳、名簿等で軽易なもの |
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広報及び広聴に関する文書で重要なもの | 広報及び広聴に関する文書 | 広報及び広聴に関する文書で軽易なもの | 広報及び広聴に関する文書の基礎資料となるもの |
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| 調査研究に関する文書で重要なもの | 調査研究に関する文書で重要なもの |
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| 月報、週報、日報、日誌等 | 月報、週報、日報、日誌等で軽易なもの |
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| 各種試験の願書及び答案 |
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10 前各号共通 | 前各号に掲げる文書に類する文書その他永年保存が必要と認められる文書 | 前各号に掲げる文書に類する文書その他10年保存が必要と認められる文書 | 前各号に掲げる文書に類する文書その他5年保存が必要と認められる文書 | 前各号に掲げる文書に類する文書その他2年保存が必要と認められる文書 | 前各号に掲げる文書に類する文書その他永年保存、10年保存、5年保存又は2年保存に属しない文書 |