2　行政文書は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるよう努めるとともに、その処理状況を常に明らかにし、処理後の保管及び保存を適確に行わなければならない。

3　由利本荘市情報公開条例(平成17年由利本荘市条例第28号)の規定により不開示情報し、又は開示しないこととなるおそれのある情報の記録された行政文書の取扱いについては、細心の注意を払い、その内容を他に漏らさないようにしなければならない。

4　行政文書は、職員が組織的に用いるものとして保有することとなったとき、又は収受若しくは起案により保有することとなったときは、速やかに文書管理システムに必要事項を記録しなければならない。

2　総務部総務課(以下「総務課」という。)において、次に掲げる文書事務を行うものとする。

3　電子署名を付すことができる課長の承認は、企画振興部情報政策課長が行う。

2　課長等は、文書主任を指定したときは、総務課長に報告しなければならない。文書主任に異動を生じたときも、同様とする。

3　文書主任は、上司の命を受け、課等における次に掲げる事務を行うものとする。

2　文書の番号は、法令等により別に定めのあるもののほか、課等ごとに年度を通じて一連番号とする。

3　法規文、公示文、令達文及び議案は、前2項の規定にかかわらず、総務課においてその区分ごとに暦年を通じて一連番号を用いて管理する。

4　前各項の規定は、電子文書について準用する。

2　行政文書の配布は、機密の取扱いを要する行政文書を除き、文書仕分け棚を用いることができる。

2　電子文書及び総合行政ネットワーク文書の収受年月日は、当該行政文書が了知可能な状態に置かれることとなった期日とする。

2　前項の場合において、同一の規定に基づく許可、認可等の申請書等であって一定の時期に受理件数が相当数にのぼると認められるものについては、課長等が定める題名別の収受簿により処理することができる。

3　前2項の規定は、次に掲げる行政文書には適用しないものとする。

2　前項の供覧する文書には、別表第1に規定する文書分類を明示しておかなければならない。

2　課長等は、行政文書の配布を受け、又は収受したときは、直ちにこれを閲了し、担当職員に配布しなければならない。ただし、行政文書で重要又は異例と認められるものは、上司の閲了を受けなければならない。

3　担当職員は、行政文書の配布を受けたときは、処理計画を立てて自ら処理しなければならない。

4　配布を受けた行政文書のうちその所管でないと認められるものは、課相互間で転送することなく、直ちにその事由を具し、総務課長へ返付しなければならない。

2　前項ただし書の規定による方式で処理する場合においては、当該起案者は、文書管理システムに件名、分類番号その他の必要事項を記録するものとする。

3　起案文書は、次に掲げるところにより作成しなければならない。

4　起案文書の記載事項の訂正は、訂正箇所に訂正印を押印しなければならない。

2　秘に属するものには、起案者自ら又は主務課長等が決裁を受けなければならない。

2　起案文書は、その事案に関係する職員に回議し、事案に異議がある承認者は、理由を付して起案者と協議し、協議が整ったときは、起案者が訂正する。

3　課長は、事案を審査し、必要と認めるときは、訂正若しくは再起案を命じ、又は自ら訂正した上で専決事項に属するものは決裁し、その他のものは部長等、総務部長、副市長及び市長の順に当該事案の決裁者まで決裁を受けなければならない。

4　市長、副市長、総務部長及び部長等は、必要と認めるときは、主務課長に対して事案の訂正又は再起案を命じ、その他のものはそれぞれ決裁する。

5　決裁権者及び承認者は、事案を決定し、又は承認する場合は、押印する。

6　決裁後に当該事案を廃案とし、施行を保留し、又は内容を変更する場合は、その旨を決裁権者に通知するとともに内容を変更する場合にあっては、既に決裁を受けた事案を添付し、新たに決裁を受けなければならない。当該決裁文書が合議の手続を経ているときも、同様とする。

7　事務決裁規程の規定により、副市長、部長等又は課長等が代決したときは、起案文書の当該決裁欄に代と記載しなければならない。

2　前項の合議を受けた課は、合議を受けた事案に異議があるときは、速やかに主務課と協議し、協議が整ったときは、主務課において訂正又は再起案をし、協議が整わないときは、上司の指示を受けなければならない。

3　前項の場合において、意思決定に班員の確認が必要と認めるときは、必要最小限の範囲内で、かつ、意思決定に最も関係の深い順序で確認を行うことができる。

4　合議を受けた部長等及び課長等が事案を承認する場合は、押印する。

5　合議を経た案を改めようとするとき、又は廃案しようとするときは、更に合議しなければならない。ただし、軽易な事項は、連絡の上同意を得て処理することができる。

2　施行すべき行政文書の発信者は、市長が補助機関に事務を委任し、又は法令等により補助機関の権限に属する事項に係るものを除き、原則として市長名を用いる。ただし、市の組織内に発する行政文書であって簡易なものは、副市長又は部長等若しくは課長等の名を用いることができる。

3　行政文書の施行の日付は、特に指定されたものを除き、次に掲げる日による。

2　公印を押印しようとするときは、由利本荘市公印規程(平成17年由利本荘市訓令第6号)に定める公印保管者の承認を受けなければならない。

2　総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより発送しようとする行政文書に電子署名を受けようとする者は、課長等に電子署名の付与を請求するものとする。

3　課長等は、前項の規定により電子署名付与の請求を受けたときは、当該請求に係る当該総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより発送しようとする文書等の内容の照合をし、相違ないことを確認したときは、電子署名を付与するものとする。

4　前3項以外の電子文書について電子署名を行うために必要な事項は、別に定めるところによる。

2　小包郵便物又は特別な包装により発送する行政文書及び物品は、主務課において荷造りし、上書きをした後、前項の規定により発送の手続を取らなければならない。

3　運送便により発送する行政文書及び物品は、主務課において発送しなければならない。

4　郵送による発送は、料金後納の方法とする。ただし、これにより難いときは、郵便切手若しくは郵便葉書又は総務課長の指定する方法とする。

5　課長は、郵便切手、郵便葉書等を常に整理し、その受払状況を郵便切手等受払簿(様式第6号)により明らかにしておかなければならない。

6　電子署名を付与された電子文書の発送は、電子メール等により行うことができる。

7　総合行政ネッワーク文書の発送は、文書管理システムに記録の上、主務課がこれを行う。

2　行政文書の整理は、文書分類表に基づき文書の整理を行うものとする。

3　行政文書分類表の2以上の分類に関連する行政文書は、最も関連の深い分類に整理する。

2　4月1日から5月31日までの間に発生する行政文書で前年度に属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項本文の規定にかかわらず、当該前年度に区分するものとする。

3　2以上の年度又は暦年にわたる行政文書は、完結した年度又は暦年に属する行政文書として区分する。

2　総務課長は、各課の整理保管及び保存すべき行政文書の状況を検査し、必要に応じて保管について指示を与えるものとする。

3　行政文書の性質に応じ、当該行政文書の整理保管及び保存は、文書管理システムを活用して行うことができる。

2　前項の規定による行政文書ごとの保存期間は、行政文書保存期間基準表(別表第2)による。

3　行政文書の保存期間は、行政文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年をもって処理するものにあっては、翌年1月1日から起算する。

2　課長等は、保存期間において前項各号のいずれかに該当することとなったときは、当該行政文書の保存期間について総務課長と協議するものとする。

2　行政文書の借覧期間は、7日以内とする。ただし、主務課長の許可を得て延長することができる。

3　主務課長は、借覧期間内においても必要があると認めるときは、借覧に供した行政文書の返還を求めることができる。

4　借覧した行政文書は、いかなる理由があっても改ざん、抜取り、取替え若しくは差入れ又は他人への貸与をしてはならない。

2　廃棄する行政文書のうち、歴史的資料として保存が必要と認めるものは、市史編さん主管課長と協議し、当該課に移管する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成17年3月22日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日の前日までに、合併前の本荘市役所出張所処務規則(昭和31年本荘市規則第2号)、本荘市処務規程(昭和31年本荘市訓令第4号)、矢島町処務規則(昭和34年矢島町規則第3号)、岩城町処務規則(昭和40年岩城町規則第6号)、由利町文書取扱規程(昭和42年由利町規程第3号)、大内町出張所処務規則(昭和54年大内町規則第2号)、大内町処務規則(平成6年大内町規則第9号)、東由利町処務規則(昭和45年東由利町規則第1号)、西目町処務規則(昭和44年西目町規則第13号)又は鳥海町処理規則(昭和38年鳥海町規則第6号)(以下これらを「合併前の規則等」という。)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

3　合併前の規則等により保存されている行政文書の保存期間については、なお合併前の規則等の例による。

この訓令は、平成17年7月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年12月17日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年5月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。