(目的)

第1条　この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律(平成10年法律第25号)第7条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を履行するため、ガス事業、水道事業及び下水道事業(以下「ガス上下水道事業」という。)において行った電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定めるものとする。

(適用範囲)

第2条　この規程は、ガス上下水道事業の企業管理者及び全ての職員(再任用職員、会計年度任用職員を含む。以下同じ。)に対して適用する。

(電子取引の範囲)

第3条　由利本荘市企業局における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。

(取引データの保存)

第4条　取引先から受領した取引関係情報及び取引相手に提供した取引関係情報のうち、第5条に定めるデータについては、保存サーバ内に7年間保存するものとする。

(対象となるデータ)

第5条　保存する取引関係情報は、取引に関して受領し、又は交付する発注書、契約書、領収書、見積書、請求書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項とする。

(運用体制)

第6条　保存する取引関係情報の管理責任者及び処理責任者は以下のとおりとする。

(訂正削除の禁止)

第7条　保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除を禁止とする。

(訂正削除を行う場合の事務処理)

第8条　前条の規定にかかわらず、業務処理上やむを得ない理由により保存する取引関係情報を訂正し、又は削除しようとする場合は、処理責任者は次に掲げる事項を記載した書面(以下「取引情報訂正・削除申請書」という。)を管理責任者に提出しなければならない。