○由利本荘市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
平成17年3月22日
訓令第14号
(趣旨)
第1条 この訓令は、由利本荘市における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと市民課及び総合支所に設置した戸籍専用端末により戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、附票及び人口動態調査票を磁気ディスク等に記録し、記録事項証明、謄抄本及び人口動態調査票を作成するシステムをいう。
(2) データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体及び装置をいう。
(4) ドキュメント クラウド運用マニュアル、端末運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイル、その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(データ保護管理者)
第3条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ保護について、統括的管理を図るため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、市民生活部長をもって充てる。
(データ取扱責任者)
第4条 保護管理者を補佐させるため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、市民生活部市民課長をもって充てる。
(アクセス権限の漏えい防止の措置)
第5条 サーバ、データ、システムの各々にアクセスするためのID、パスワードを付与された者は、ID、パスワードが他者に漏れることがなく適切に管理運用しなければならない。
2 保護管理者はID、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者はID、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、自己のID、パスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
5 戸籍情報システム事業者は、ID、パスワードを正当権限者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第6条 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し必要に応じて次の事項を請求し、取扱い状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍サーバの使用状況
(2) 戸籍データの使用状況
2 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍情報システムの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) 戸籍事務室の管理状況
(4) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(データの保護)
第7条 保護管理者は、データの漏えい、滅失棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力されたデータは、電子計算機処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 入出力されたデータは、不用となった時点で速やかに裁断等により復元不可能な処理を施した上で処分しなければならない。
5 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 取扱責任者は、磁気ディスク等を次により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管場所に保管する等、これらの安全を確保するとともに、その使用に関して適切な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去した上で焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(3) 持ち運び可能な磁気ディスク等には格納した記録内容が分かるようラベルで明示するなど適正な管理をしなければならない。
(4) 持ち運び可能な磁気ディスク等の受払及び管理に関しては、ラベルの名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(5) クラウドサービスは、サービスを利用する形態であることから、戸籍サーバの物理的な所在を明らかにすることはできず、いつ戸籍サーバの磁気ディスクが交換や廃棄がされたかを知ることはできない。戸籍情報システムでは、外部認証のPCIDSSを取得しているデータセンターで提供されるクラウドサービスを利用することで、その認証取得の要件である「電子媒体を破棄する場合は、業界が承認した標準に従った消去ソフトを使用するか、物理的な破壊により回復不能とする」に基づいた適切な廃棄が行われていることを担保し、戸籍データの漏えいを防止する。認証取得の継続性については、第三者機関による監査が行われることから、戸籍情報システム事業者が定期的に認証取得証明書を確認することとし、保護管理者は必要に応じ戸籍情報システム事業者にその結果を請求し、内容を把握するよう努めなければならない。
(ドキュメントの管理)
第9条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(戸籍サーバのアクセス管理)
第10条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へID、パスワードを設定し付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。また、サーバ利用に関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、保護管理者は利用状況を確認しなければならない。
3 保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時にデータ保護管理者に連絡され、対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍データのアクセス管理)
第11条 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で、許可された操作者へID、パスワードを設定し付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。
3 データアクセスに関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、保護管理者は利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時にデータ保護管理者に連絡され対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第12条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し付与しなければならない。なお、戸籍情報システム事業者は戸籍情報システムを操作することは無く、戸籍情報システムのバージョンアップ後の動作確認は当市職員にて実施する。
2 戸籍情報システムのアクセス履歴は常時記録し、利用状況は保護管理者が必要に応じて確認しなければならない。
(端末機の操作)
第13条 端末機の操作は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合を除き行ってはならず、又、見出データ及び戸籍に関するデータを、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合を除き検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため戸籍情報システムに係わる機器及びソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第15条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育、訓練計画を策定し、保護管理者の了承を得た後に研修を実施しなければならない。新任の取扱職員については採用後できるだけ早い時期に教育、訓練計画を策定し研修を実施しなければならない。
(守秘義務)
第16条 戸籍情報システムに関係する職員は、その事務処理について知り得た秘密を漏らしてはならない。その職務を離れた後も同様とする。
(会議)
第17条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて戸籍データ保護に係わる事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、戸籍事務担当係において処理する。
附則
この訓令は、平成17年3月22日から施行する。
附則(平成22年3月31日訓令第5号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月31日訓令第19号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和2年8月21日訓令第12号)
この訓令は、令和2年9月7日から施行する。